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Politique sur la Vie Privée Brussels Expo

 

1.       Introduction

Brussels Expo (ci-après « nous ») apprécie votre intérêt pour ses produits, services et son site internet. Nous tenons à ce que vous sachiez comment nous collectons, traitons et conservons vos données à caractère personnel, ce que nous tâchons de faire dans le respect de vos droits. Nous souhaitons également que vous soyez conscients de ces droits. Pour cela, nous vous invitons à lire consciencieusement la présente charte. Si vous avez la moindre question sur le traitement de vos données ou que vous avez un doute sur une information communiquée dans la présente charte, nous vous invitons à nous contacter via l’adresse « privacy@brussels-expo.be »

2.       Quel est le cadre légal et règlementaire en la matière ?

Nous nous efforçons de respecter vos droits en matière de vie privée et de protection des données. Bien que tendant à offrir des garanties dépassant le cadre légal et règlementaire applicable en la matière, nous avons pris des mesures organisationnelles et techniques en vue de se conformer aux dispositions de la loi du 08/12/1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel et du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27/04/2016 communément appelé Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD »).

3.       Quelles notions vous seront utiles à la compréhension de cette charte ?

-           Personne concernée : personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement par une information. Il s’agit de la personne dont les données à caractère personnel sont collectées et traitées par le responsable du traitement ou pour son compte. En l’occurrence, il s’agit de toute personne physique dont les données à caractère personnel nous traitons : nos visiteurs, les personnes qui complètent des formulaires de contact sur l’un de nos sites internet, les personnes qui achètent un billet pour un évènement organisé sur notre site, toute autre personne dont les données à caractère personnel nous sont communiquées, etc.

-           Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (= la personne concernée). Cette définition est large puisqu’une donnée est considérée comme personnelle dès lors qu’elle permet d’identifier directement (nom, prénom, photo…) ou indirectement (adresse e-mail, numéro de client, numéro d’employé, etc.) une personne physique. Lorsqu’il est fait référence aux « données » dans la présente charte, nous visons des données à caractère personnel.

-           Traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel. Ici également, la définition est large. Toute manipulation de données à caractère personnel constitue un traitement : collecte, consultation, conservation, envoi, modification, effacement, etc.

-           Responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel. Il s’agit de la personne qui décide de la raison pour laquelle vos données sont collectées et traitées. Il s’agit de votre interlocuteur et de la personne qui sera tenue responsable du respect des normes en vigueur en matière de protection des données.

-           Sous-traitant : personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant ne décide pas de la raison pour laquelle un traitement est réalisé, il l’exécute pour un responsable du traitement.

4.       Qui sommes-nous ? 

L’ASBL Parc des Expositions de Bruxelles, en abrégé « Brussels Expo » a son siège social à B-1020 Bruxelles, Place de Belgique 1. TVA : BE 0406655573.

Chaque personne ou entité qui traite des données à caractère personnel doit déterminer si elle traite ces données en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant. Cette distinction a toute son importance dans le traitement des données à caractère personnel. En l’occurrence il nous semble utile de vous présenter à ce stade nos activités et notre vision ainsi que notre relation avec nos partenaires.

 

Nous avons pour mission de favoriser et de développer un pôle de rencontres et d’échanges en vue de la promotion des activités économiques, commerciales et industrielles, scientifiques, culturelles ou de loisir notamment à travers le territoire et les divers bâtiments qui nous ont été concédés par la Ville de Bruxelles. A cette fin, nous développons toutes les activités utiles ou nécessaires, notamment toutes prestations de services se rattachant directement ou indirectement à l’organisation de foires & salons, congrès, colloques, expositions, concerts, festivals et autres évènements. Dans le cadre de notre mission, nous tendons également à toujours améliorer l’expérience du client lors de sa visite sur notre site. C’est dans la poursuite de ces objectifs que nous construisons notre activité, entourés d’un certain nombre de partenaires.

Toujours dans le souci d’offrir un catalogue varié d’activités, nous tendons également à offrir un service complet aux organisateurs d’évènements afin d’attirer des évènements éclectiques pouvant intéresser tant le grand public que des groupes spécifiques. De manière plus large, et eu égard à notre position particulière, nous réalisons un travail important de coordination entre les évènements et de stratégie globale visant à atteindre notre mission principale. Nous avons par ailleurs un pouvoir de décision dans le choix des évènements organisés et nous tentons d’adopter une stratégie cohérente avec notre volonté de développer les sites qui nous ont été confiés.

De cette position particulière découle un constat : lorsqu’une personne concernée commande un titre d’accès à un évènement, elle est liée tant à Brussels Expo qu’à l’organisateur de l’évènement auquel elle souhaite assister. Ces deux entités distinctes présentent par conséquent toutes deux la qualité de responsable des données définie plus haut.

Pour cette raison, pour votre parfaite information, vous êtes invité à prendre connaissance de notre charte de la vie privée d’une part et, d’autre part, de celle de l’organisateur de l’évènement auquel vous souhaitez assister.

5.       Que couvre la présente charte ?

La présente charte a pour but de vous expliquer quelles données (informations) vous concernant nous collectons, la manière dont ces données sont traitées ainsi que la raison de ces traitements.  Nous souhaitons, par le biais de ce document, vous informer de nos engagements et de vos droits eu égard à la protection de vos données à caractère personnel.

La présente charte couvre l’intégralité des données à caractère personnel collectées par Brussels Expo dans le cadre de l’ensemble de ses activités à savoir : foires & salons, congrès, colloques, expositions, concerts, festivals et autres évènements via l’un des moyens suivants :

-           Site internet www.Brussels-expo.com

-           Site internet www.tickets.brussels-expo.be

-           Site internet www.bsf.be

-           Site internet www.palais12.be

-           Site internet www.la-madeleine.be

-           Données à caractère personnel collectées lorsque vous participez à une enquête ou à un concours

 

En nous communiquant des données à caractère personnel par l’un de ces moyens ou par tout autre moyen, vous vous engagez à nous fournir des informations véritables vous concernant.

 

6.       Quels sont nos principes en matière de protection des données ?

 

Nous accordons de l’importance à vos données à caractère personnel et à votre vie privée. Votre confiance en nous est une priorité. Nous tendons à traiter vos données avec licéité, transparence, loyauté et responsabilité. Nous mettons tout en œuvre pour adopter les mesures organisationnelles et techniques adaptées à la protection de vos données. Enfin, nous nous efforçons de collecter le minimum de données possible vous concernant en vue de réaliser nos finalités.

7.       Quelles données collectons-nous, comment les traitons nous et pourquoi ? 

 

Nous ne traitons pas de données sensibles relatives à l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, la santé ou des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique. Nous ne traitons pas de données génétiques ou biométriques. Dans l’hypothèse où le traitement d’une donnée sensible s’avèrerait être strictement nécessaire, vous serez dûment informé auparavant.

 

Nous n’autorisons pas la vente à des mineurs de moins de 16 ans et nous ne traitons pas les données à caractère personnel relatives aux enfant.

 

Les données que nous collectons et traitons sont celles que vous nous transmettez volontairement à nous ou à l’un de nos sous-traitants ou partenaires. Pour certaines opérations sur les commandes, vous pourrez être amené à transmettre des données vous concernant à des tiers partenaires au travers de leurs propres services, plus spécifiquement lors des paiements que vous pourrez effectuer. Nous ne disposerons pas desdites données, leur collecte et leur traitement étant régis par les conditions propres à ces intervenants. Nous vous invitons à consulter leurs conditions avant de communiquer vos données dans ce cadre. 

 

-           Données collectées : lorsque vous souhaitez commander un titre d’accès pour la première fois à un évènement organisé sur l’un de nos sites, nous vous offrons le choix d’une commande avec ou sans création d’un compte. Dans les deux hypothèses, nous collectons les informations suivantes :

 

  • Civilité : Donnée d’identification obligatoire
  • Nom, Prénom : données d’identification obligatoire
  • Adresse : donnée d’identification obligatoire permettant également l’envoi de documents par courrier
  • Langue : Donnée nécessaire à faciliter la communication avec vous
  • Adresse e-mail : donnée obligatoire permettant de communiquer avec vous par voie d’e-mail et l’envoi de tickets électroniques.
  • Numéro de téléphone : Donnée obligatoire qui nous permet de communiquer avec vous en cas de problème relatif à l’évènement. Cette donnée ne sera en aucun cas utilisée pour une autre raison.
  • Date de naissance : donnée obligatoire qui nous permet de vérifier l’âge de nos clients, éviter la vente à des mineurs. Cette donnée est également indispensable à la réalisation de notre finalité principale qui est le développement de nos sites et ce, en ayant une vision globale des tranches d’âges des personnes qui assistent à chacun des évènements en vue d’adapter notre stratégie et notre programmation.
  • Etc. : la motivation justifiant toute éventuelle demande supplémentaire de données sera formulée au moment de la collecte de ces données.

 

-           Finalités : Notre mission principale est le développement de nos sites et du plateau du Heysel par le biais, notamment, de l’organisation d’évènements. Dans le cadre de la réalisation de notre objet social, nous collectons et traitons les données susmentionnées afin de mener au mieux nos différentes missions et offrir une expérience et un service adaptés à vos attentes. Ces informations sont également indispensables à votre identification et à l’exécution de notre relation contractuelle. Le traitement de ces données permet l’envoi d’un ticket personnalisé via e-mail ainsi que des communications concernant l’évènement. Elles nous permettent également de promouvoir nos activités, de vous communiquer nos offres et notre agenda sur base de notre intérêt légitime. Elles nous permettent enfin d’évaluer les évènements organisés dans le cadre de notre stratégie globale : âge des visiteurs, localité, enquête de satisfaction, etc.

-           Traitements : Les données à caractère personnel collectées sont :

  • Utilisées en vue de créer un compte à votre nom (sauf en cas d’achat rapide)
  • Utilisées en vue d’émettre un ticket d’accès à l’évènement à votre nom
  • Insérées dans une base de données structurée
  • Utilisées pour diverses raisons sécuritaires lors de votre visite sur l’un de nos sites
  • Communiquées à l’organisateur de l’évènement pour lequel vous avez commandé un titre d’accès
  • Conservées en vue d’effectuer des évaluations concernant les visites sur notre site en vue de son amélioration
  • Le cas échéant, vos données sont utilisées dans nos campagnes de marketing direct (= envoi de notre agenda, nos offres et promotions, etc.) lorsque vous ne vous y êtes pas opposé
  • Utilisées en vue de réaliser des statistiques permettant d’améliorer notre stratégie globale d’organisation d’évènements
  • Utilisées en vue de l’envoi d’enquêtes de satisfaction après l’évènement en vue d’améliorer votre expérience

 

8.       Sur quelles bases traitons-nous vos données ?

  • Exécution d’un contrat : En achetant un billet sur notre site internet, vous êtes liés par une relation contractuelle justifiant la collecte de vos données à caractère personnel en vue de l’exécution du contrat : vous communiquer votre ticket, vous donner accès à l’évènement, vous communiquer des informations relatives à l’évènement, gérer les lieux, etc. Vous pouvez à tout moment résilier le contrat nous liant.
  • Intérêt légitime : il est dans notre intérêt légitime de traiter vos données à caractère personnel pour des finalités dépassant le cadre du contrat nous liant. Il est dans notre intérêt légitime de faire la promotion de nos activités en vue de la réalisation de notre mission. Nous tâchons de traiter vos données sur la base de notre intérêt légitime de manière responsable et en minimisant les risques de violation de votre vie privée. Par exemple : nous nous engageons à ne contacter que des personnes ayant déjà acheté un ticket pour l’un des évènements organisés sur notre site et nous vous offrons la possibilité de vous opposer à ce type de traitement à tout moment et de manière aisée. Afin de garantir que nos campagnes de marketing direct ne violent pas votre droit à la vie privée, nous avons procédé à une réflexion sérieuse et à une mise en balance entre notre intérêt légitime et le risque de violation de votre vie privée afin d’évaluer la légitimité de notre intérêt. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce traitement.

 

Notre réflexion est la suivante :

  • En achetant un ticket pour l’un des évènements organisés sur notre site, vous pouvez raisonnablement vous attendre à recevoir des communications de notre part et de la part de l’organisateur de l’évènement en question. Il s’agit là d’une attente raisonnable d’autant que cette communication est annoncée dans la présente charte que nous vous invitons à lire avant de nous communiquer vos données. Nous mettons également à votre disposition la charte de l’organisateur de l’évènement auquel vous souhaitez assister.
  • Eu égard à la fréquence et à la nature des communications que nous vous adressons ainsi qu’à la possibilité qui vous est offerte à tout moment de vous opposer à ce traitement, nous estimons avoir pris suffisamment de garanties afin d’éviter que notre campagne exerce une influence négative sur vous. Ce traitement n’est ni intrusif ni inapproprié.
  • L’envoi de nos communications ont, d’une part, pour objectif de développer et promouvoir nos activités et, d’autre part, de vous faire profiter de notre agenda et de nos promotions. Ces communications sont également faites dans votre intérêt puisque vous pouvez aisément être tenu au courant des activités qui pourraient vous intéresser et, le cas échéant, profiter de promotions intéressantes.
  • Nos communications sont exclusivement adressées à des personnes qui ont montré un intérêt pour l’une de nos activités ou par une activité organisée sur notre site.
  • Votre éventuelle opposition à nos communications n’aura aucune conséquence préjudiciable sur vous. Vous n’êtes pas tenu d’accepter nos communications pour acheter un ticket par exemple.
  • Nous estimons avoir fait preuve d’une grande transparence dans le traitement que nous faisons de vos données à caractère personnel et nous restons à tout moment à votre disposition en cas de question complémentaire.
  • Lorsque nous adressons nos communications à des personnes concerné qui ont acheté un ticket par le biais d’une plateforme de mise en vente avec qui nous collaborons (ex : Ticketmaster), nous nous efforçons à ce que notre politique de confidentialité soit disponible sur la page d’achat pour l’évènement. En tout état de cause, eu égard aux nombreuses garanties offertes, à la nature des communications et à la transparence quant au traitement, ce traitement reste dans notre intérêt légitime.
  • L’envoi d’un agenda et la promotion de nos activités est nécessaire à la réalisation de notre mission de développement de nos sites. Cette mesure nous semple être la plus appropriée pour atteindre cet objectif.
  • Obligation légale : il est possible que nous soyons amenés à traiter vos données pour être en conformité avec une obligation légale trouvant sa source dans le droit de l’Union européenne ou dans le droit Belge. Vous ne pouvez pas vous opposer à ce traitement.
  • Consentement : Il est possible que nous demandions votre consentement pour certains traitements de vos données à caractère personnel. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement.

 

9.       Comment- protégeons nous vos données ? 

Nous avons mis en place les mesures organisationnelles et techniques nécessaires et proportionnelles aux risques de violation de vos droits en vue de protéger au mieux vos données à caractère personnel.  Nos mesures de sécurisation sont régulièrement évaluées et adaptées en vue de garantir en permanence un haut niveau de protection.

 

10.       Avec qui partageons nous vos données ? 

Nous nous engageons à ne pas transmettre ni vendre vos données à caractère personnel à des tiers autres que nos filiales nos sous-traitants ou nos partenaires directs dont l’intervention est nécessaire à la réalisation des finalités susmentionnées.

 

Dans le cadre de l’organisation d’un évènement, nous partageons vos données à caractère personnel avec :

-           L’organisateur de l’évènement pour lequel vous avez commandé un titre d’accès. L’organisateur de l’évènement est également responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Nous communiquons les données à caractère personnel relatives aux personnes concernées ayant commandé un titre d’accès à l’évènement organisé par chaque organisateur. Nous ne communiquons donc vos données à caractère personnel qu’aux organisateurs d’évènements pour lesquels vous avez commandé un titre d’accès et nous mettons à votre disposition, au moment de la collecte de vos données, la charte de protection de la vie privée de l’organisateur.

-           Sous-traitants : Nous avons fait appel à des sociétés permettant l’organisation de notre activité. Ces sociétés sont des sous-traitants et ne traitent vos données à caractère personnel que sur la base de nos instructions expresses. Nous mettons tout en œuvre, dans la mesure du possible et du raisonnable, pour nous assurer que nos sous-traitants traitent vos données en conformité avec les normes légales applicables en la matière. L’accès à vos données à caractère personnel est limité aux données dont ils ont strictement besoin pour la réalisation de leurs tâches. Tous nos sous-traitants sont dans l’Espace économique européen et sont soumis aux normes légales et règlementaires en matière de protection des données.

Vos données à caractère personnel ne sont envoyées vers un pays tiers que dans la mesure où l’organisateur de l’évènement a son siège social (sans représentant en Europe) dans un pays tiers. Au jour de la publication de la présente charte, l’intégralité des organisateurs avec lesquels nous collaborons ont un établissement au sein de l’Union Européenne. Vous serez informé d’un éventuel transfert en dehors de l’Union Européenne lors de la commande de votre titre d’accès à l’évènement.

11.   Combien de temps conservons-nous vos données ? 

Toutes les données fournies sont conservées dans nos fichiers et, le cas échant, communiquées à l’organisateur de l’évènement pour lequel vous avez commandé un titre d’accès. Nous vous invitons à prendre connaissance de la charte de l’organisateur pour connaitre sa politique en matière de conservation des données. La durée de conservation dépend du traitement réalisé. La durée de conservation de vos données par Brussels expo sera de 5 ans à partir du dernier achat à l’exception des traitements fondés sur notre intérêt légitime (5 ans à partir du dernier contact) et des traitements justifiés par des obligations légales auxquelles nous serions soumis. Nous ne conservons pas vos données de paiement.

12.   Quels sont vos droits ? 

Vous êtes le maître de vos données à caractère personnel et de leur traitement. Nous mettons tout en œuvre pour garantir le respect de vos droits. Pour une meilleure gestion de vos données à caractère personnel, sachez que vous avez :

-           Un droit d’information : Le droit d’être informé en toute transparence et clarté du traitement de vos données à caractère personnel ainsi que des droits qui vous sont reconnus en la matière ce que nous tâchons de réaliser par la publication de la présente charte et en nous tenant à votre disposition pour toute information complémentaire.

-           Un droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou non traitées par nous et d’accéder à ces données ainsi qu’à toutes les informations pertinentes à leur traitement.

-           Un droit de rectification : Lorsque vous constatez que les données à caractère personnel vous concernant sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les compléter ou de les rectifier le cas échéant en nous communiquant une déclaration complémentaire.

-           Un droit à l’effacement : Dans certaines hypothèses, vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant.

-           Un droit à la limitation du traitement :  Dans certaines situations, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel à la simple conservation.

-           Un droit d’opposition : lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur l’intérêt légitime de Brussels Expo, vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce traitement.

-           Un droit à la portabilité : Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés, vous avez le droit de demander ces données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez demander à ce que ces données soient communiquées à un autre responsable du traitement.

Nous tâchons de donner suite à vos demandes d’exercice de vos droits de la manière la plus rapide et efficace possible. Nous vous informons cependant que dans certaines situations décrites dans les normes légales et règlementaires applicables en la matière, nous avons le droit de refuser l’exercice de certains droits lorsque la situation le justifie et que les normes en matière de protection des données le permettent. Nous tâcherons dès lors de vous communiquer notre refus motivé afin de vous permettre de comprendre la raison pour laquelle nous ne pouvons pas donner suite de manière favorable à votre demande.

Nous tentons de mettre en place une plateforme dynamique vous permettant d’exercer vos droits à tout moment. Dans l’attente du développement de cette plateforme nous vous invitons à exercer vos droits par e-mail à l’adresse : privacy@brussels-expo.be.

Important : avant de nous communiquer vos données à caractère personnel, gardez à l’esprit qu’en cas de demande d’exercice d’un droit, nous sommes tenus de communiquer les données à caractère personnel vous concernant. A cette fin, notre pouvoir de vérification de l’identité de la personne à l’origine de la demande est limité. En conformité avec notre principe de limitation de la collecte des données aux données strictement nécessaire à la réalisation de nos finalités, nous tâchons de ne pas collecter plus de données pour la vérification de vos données que celles déjà en notre possession. Nous considérons donc que toute demande d’exercice de vos droits émanant de votre compte ou de votre adresse e-mail enregistrée démontre à suffisance votre identité. Nous vous invitons à vous enregistrer avec une adresse e-mail qui vous est propre et d’être attentif à la protection de votre adresse e-mail.

13.       Où pouvez-vous déposer plainte en cas de violation ?

En cas de problème, nous vous invitons bien entendu à prendre contact avec nous via l’adresse privacy@brussels-expo.com afin que nous puissions vous assister au mieux. En tout état de cause, vous avez le droit de déposer plainte auprès de l'autorité de protection des données. Plus d'infos sur https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

14.       Mise à jour de notre politique en matière de vie privée

Notre politique en matière de protection de la vie privée peut faire l’objet de futurs élargissements ou adaptations, par exemple en cas de nouveaux développements. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette politique de protection de la vie privée.

Date de la dernière mise à jour : 23/08/2018

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